Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist eine zentrale Anforderung der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) gemäß Art. 28 Absatz 3. Wenn personenbezogene Daten an einen Auftragsverarbeiter übermittelt werden, muss diese Verarbeitung auf Grundlage eines Vertrags zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter erfolgen. In diesem Vertrag werden die Rechte und Pflichten von Auftraggeber und Auftragnehmer sowie mögliche Subdienstleister geregelt. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten werden in einem AVV festgelegt.

Für das Speichern von personenbezogenen Daten auf externen Infrastrukturen kann es notwendig sein, einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem jeweiligen Betreiber abzuschließen, wie es Artikel 28 der EU-DSGVO vorschreibt. Es wird empfohlen, sich diesbezüglich von einem Datenschutzbeauftragten oder Rechtsanwalt beraten zu lassen.

Wir stellen unseren Kunden die Möglichkeit zur Verfügung, eine solche Zusatzvereinbarung abzuschließen. Wenn unser bereitgestellter Vertragsgenerator genutzt wird, fallen hierfür keine zusätzlichen Gebühren an.

Um den Vertrag abzuschließen, gehe im Customer Control Panel (CCP) in den Menüpunkt Stammdaten. Wechsle in die Registerkarte Auftragsverarbeitung und klicke auf AV-Vertrag erstellen. Wir speichern eine Kopie des Vertrages. Deine elektronische Unterschrift reicht uns zum Abschluss. Du hast auch die Möglichkeit, uns deine unterschriebene Vertragsversion per Briefpost zukommen zu lassen. Wir werden den Vertrag dann in unserem Archiv ablegen.

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist notwendig, wenn personenbezogene Daten an Dritte übermittelt und von diesen verarbeitet werden. Die Auftragsverarbeiter müssen sicherstellen, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden, sodass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen dieser Verordnung steht und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet ist.

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag muss abgeschlossen werden, wenn ein externer Dienstleister Zugriff auf personenbezogene Daten hat. Sobald ein externer Dienstleister im Rahmen eines Auftrags die Möglichkeit hat, auf personenbezogene Daten zuzugreifen, sollte im Detail geprüft werden, inwiefern die Regelungen zur Auftragsverarbeitung Anwendung finden.

Bei einer fehlenden oder unvollständigen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, obwohl diese erforderlich war, drohen Bußgelder, die je nach Verstoß unterschiedlich hoch ausfallen können. Verstöße gegen die DSGVO werden von den zuständigen Aufsichtsbehörden geprüft und geahndet.

Gemäß Artikel 4 DSGVO sind personenbezogene Daten „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“. Das bedeutet, dass alle Informationen, über die ein Personenbezug hergestellt werden kann, als personenbezogene Daten gelten. Hierzu zählen:

• Name und Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Kontodaten

Wir bieten unseren Kunden den Abschluss einer solchen Zusatzvereinbarung an. Trotz des damit verbundenen Aufwands tun wir das, ohne separate Kosten zu erheben, wenn unsere Vorlage für die Zusatzvereinbarung genutzt wird.

Um eine solche Zusatzvereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit uns abzuschließen, gehe wie folgt vor:

1. Melde dich im Customer Control Panel (CCP) an.
2. Gehe zu Stammdaten > Auftragsverarbeitung.
3. Gib an, welche Daten du bei uns speicherst.
4. Benenne den Kreis der Betroffenen.
5. Lies dir den Vertrag durch.

6. Wenn du einverstanden bist, klicke auf AV-Vertrag generieren.

    

Du erhältst einen von uns unterschriebenen und gestempelten Vertrag. Wir speichern eine Kopie des Vertrages. Uns reicht zum Abschluss deine elektronische Unterschrift. Wenn du es wünschst, kannst du uns deine Version des Vertrages auch unterschrieben via Briefpost zukommen lassen. Wir werden den Vertrag dann in unserem Archiv ablegen. Für Details dazu befrage bitte einen Rechtsanwalt.

Bitte habe Verständnis dafür, dass der Abschluss einer komplett individuellen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit unserem Rechtsanwalt einen großen Aufwand bedeutet. Dabei können Kosten entstehen, die mehrere hundert Euro betragen können. Jede individuelle Auftragsverarbeitung muss bei uns gesondert geführt werden, was weitere Kosten verursacht. Deshalb bieten wir den kostenlosen Abschluss einer Zusatzvereinbarung zur Auftragsverarbeitung nur auf Basis unseres Vertragsentwurfs an. Dieser wurde sorgfältig erstellt und deckt nach unseren Einschätzungen die wesentlichen Anforderungen der DSGVO ab.